Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Присвоение кодов структурным подразделениям: опыт практика». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Составление документа допускается с использованием бланков, разработанных компанией, но более удобный вариант – уже существующие унифицированные формы. Одна из них – № Т-3. Она состоит из десяти граф, но при необходимости добавляются новые. Если сведения отсутствуют, то строчку можно просто оставить пустой.
Штатное расписание: о количествах единиц
Этому вопросу посвящена графа, которая обозначается номером 4. Здесь допустимо использование, как целых чисел, так и их частей. Например, 0,25 и так далее. Правило распространяется и на совместителей.
Штатные единицы
Отображения требуют не только единицы штата, сохраняющиеся сейчас, но и работа, которая попала в раздел вакансий. Только при сохранении открытых должностей возможен прием новых сотрудников. Обязательное требование – включение вакансий в штатное расписание.
Не стоит заблуждаться – велика вероятность появления разницы между фактической работой и описанием единиц. К примеру, при введении совмещения, когда одна должность занята несколькими людьми, или если введен рабочий день, который дополняют неполные смены. Тогда сначала пишут о должностях, а потом о суммарном количестве единиц.
О надбавках в расписании
Графы 6, 7 и 8 используются как раз для отображения надбавок. Неважно, какой характер они носят – компенсационный или же стимулирующий. В этом разделе должны размещаться данные о поощрительных выплатах, доплатах, надбавках и премиях. Они делятся по двум основным группам:
Надбавки
- Утвержденные на уровне самой организации.
- Имеющиеся в законодательстве, которые должны выплачиваться в любой ситуации.
Если речь о премиях, введенных на уровне законодательства – надбавки ставятся в минимуме. Например, северные надбавки оцениваются в 10%. На работу можно принять сотрудников, у которых различный стаж в той или иной сфере. Значит, в результате они получат различные компенсации.
Для установления надбавок используется несколько единиц измерения:
- коэффициенты
- проценты
- денежный вид
Но не всегда возможно использовать что-то одно, потому иногда отдают предпочтение смешанным решениям. Легко добавляются новые графы, если имеющихся перестает хватать. При этом указываются абсолютно все виды надбавок, определенные в той или иной должности. Графа 9 играет роль итоговой. Здесь считают сумму по окладам, приходящимся сразу на все единицы штата. Не забываем о надбавках.
Как штатные расписания утверждаются?
Многие предприниматели предпочитают использовать валюты зарубежных стран при вычислении окладов с надбавками. Особенно это касается компаний, где значительная часть капитала образована именно такой валютой, или где учредители – граждане зарубежных государств. При этом прямо в ТК РФ отсутствуют нормы, которые бы запрещали так поступать.
Главное – принимать во внимание сразу несколько законодательных норм. Например, те, которые касаются ставок и надбавок, стандартных окладов. Окладом называют перечисления с фиксированными размерами, в связи с выполнением обязанностей по должности. При определении данной выплаты не учитываются компенсации, поощрения и тому подобные расчеты. А вот ставки по тарифам только входят в зарплату. Они не должны меняться, пока действует трудовой договор. За исключением ситуаций, когда сторонам удается прийти к соглашению при определении должных сумм.
Утверждение документа
На практике чаще считают, что этот вопрос находится в компетенции того, кто руководит предприятием в настоящее время. Можно составить отдельный приказ, в котором обязанность по оформлению документа возлагается на того или иного сотрудника. Обязанности закрепляются также должностными инструкциями, трудовыми договорами.
Информация по тарифным ставкам
Пятая графа для отображения зарплаты, определяемой по тарифным ставкам. Обязательно указание сетки по тарифам, главной единицей измерения при этом остаются рубли.
Использование так называемой «вилки» приводит к появлению дополнительных трудностей. Это значит, что вводится разный оклад для одной и той же должности в разных условиях. Применение данного порядка ведет к тому, что законодательство нарушается. Оно обязывает установить равноценные тарифы для всех.
Документ должен содержать описание каждой должности с окладом одного размера. Кроме ситуаций, когда сразу у нескольких структур существуют одинаковые должности. Надбавки – один из инструментов, помогающих регулировать оплату за труд.
Кто составляет штатное расписание?
Уже после принятия организацией решения о потребности формирования документа (в случае если он ранее не был составлен), появляется новая проблема – на кого именно накладывается обязанность в создании этого акта профессионального учёта?
В законодательстве не существует каких-то прямых установок, однако в соответствии с квалификационным справочником должностей управляющих, специалистов и иных служащих, подтверждённых Распоряжением Минтруда Российской федерации от 21 Августа 1998 года № 37, оформление данной категории документов считается частью обязанностей экономиста по труду.
Также руководством может быть составлен приказ, перекладывающий обязательство по оформлению на какого-то определенного работника организации, или же данное обязательство может быть зафиксированным в рабочем соглашении либо служебных указаниях сотрудникам. Другими словами, это зависит от политики самой компании.
В некрупных организациях составлением расписания заняты в основном работники кадровой или бухгалтерской сферы, в более редких случаях – работники юридических сфер. В больших организациях этим заняты планово-финансовые отделения, либо отделения организации труда и зарплаты.
Если же это не организация, а индивидуальный предприниматель, то в таком случае такую работу на себя может взять кадровый специалист, бухгалтер, либо же непосредственно сам предприниматель.
БЕЗ КОДА НЫНЧЕ НИКУДА
Коды (индексы) подразделений организации присутствуют практически во всех сферах ее деятельности: от табельного учета до выпуска продукции.
В делопроизводстве коды подразделений необходимы, например, для создания номенклатуры дел, ведения реестра руководящих документов (инструкций, положений, правил), для создания, периодического обновления и дополнения набора шаблонов часто используемых документов (так называемого альбома форм).
Коды подразделений пригодятся также при внедрении электронного документооборота, даже в минимальном его исполнении.
Кроме того, коды подразделений необходимы различным техническим службам для организации производства. Так, например, технологи используют коды для составления технологических маршрутов изготовления продукции, работники технического архива – для печатания и выдачи технической документации в соответствии с маршрутами, кадровики – для создания штатного расписания. Словом, кодирование подразделений – это нужная и важная работа.
ЧТО МОЖНО УЗНАТЬ О ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ПО КОДУ?
• подчиненность;
• номер;
• местонахождение;
• выполняемые функции.
Информация по тарифным ставкам
Пятая графа для отображения зарплаты, определяемой по тарифным ставкам. Обязательно указание сетки по тарифам, главной единицей измерения при этом остаются рубли.
Использование так называемой «вилки» приводит к появлению дополнительных трудностей. Это значит, что вводится разный оклад для одной и той же должности в разных условиях. Применение данного порядка ведет к тому, что законодательство нарушается. Оно обязывает установить равноценные тарифы для всех.
Документ должен содержать описание каждой должности с окладом одного размера. Кроме ситуаций, когда сразу у нескольких структур существуют одинаковые должности. Надбавки – один из инструментов, помогающих регулировать оплату за труд.
Как открыть обособленное подразделение
Для открытия ОП потребуется создание внутренней документации. Она включает в себя приказ о создании ОП, подписанный членами совета директоров или представителями собрания аукционеров. В приказе указываются сведения:
- наименование ОП;
- первичный документ, на основании которого создается подразделение (к примеру, протокол собрания совета директоров);
- место нахождения ОП;
- руководитель обособленной структуры;
- срок постановки на учет.
На приказе должна стоять подпись руководителя центрального офиса. Затем создается Положение об ОП. В нем указываются следующие данные:
- полномочия подразделения;
- функции;
- деятельность;
- состав управленческого штата;
- иные моменты, связанные с работой.
Только после создания всех внутренних распоряжений можно приступать к регистрации и к прочим юридическим действиям по оформлению.
Департамент общего аудита по вопросу оформления перевода сотрудников в обособленное подразделение
В организации регистрируется обособленное подразделение (удаленная производственная линия). На УПЛ будет осуществляться производство упакованного товара из полуфабрикатов, доставляемых транспортом из основного производства.
1. Какие следует оформить документы в разрезе отдела кадров и отдела труда (приказы, доп.соглашения, запись в трудовую книжку)?
2. Следует ли разрабатывать отдельные положения по оплате труда, по
премированию, по внутреннему трудовому распорядку и т.д.
3. Для работ на УПЛ. часть сотрудников будет переведена из основного
состава, на оставшиеся вакантные должности будут набираться новые
сотрудники. Что нужно делать со штатным расписанием? Нужно ли на
обособленное подразделение отдельное штатное расписание или оно может
быть единым?
4. Какие адреса должны указываться в трудовых договорах у новых
сотрудников, принятых на УПЛ?
Кто имеет доступ к штатному расписанию
Утверждённое штатное расписание хранится на предприятии и может быть востребовано в любой момент проверяющими органами. Это может быть налоговая инспекция, внебюджетные фонды (ПФР, ФСС, ФМОС), трудовая инспекция, прокуратура.
Какие санкции грозят за отсутствие штатки? Во-первых, это статья 126 НК РФ – 200 рублей за непредставленный документ. Во-вторых, работодателю могут вменить нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. За это по статье 5.27 КоАП РФ с индивидуального предпринимателя взыщут до 5 000 рублей, а с организации – от 30 000 до 50 000 рублей. В-третьих, без штатного расписания трудно доказать, что увольнение по сокращению численности законно и у работодателя нет вакансий, которые он должен предложить сокращаемому работнику.
Что касается сотрудников, то знакомить их с штатным расписанием надо, только если это указано в коллективном договоре или другом локальном акте. Кроме того, доступ к этому документу надо обеспечить, если в трудовом договоре с работником не указан размер оклада, а сделана отсылка к штатному расписанию.
Вот какое мнение высказывает Роструд в письме от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1: «Штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работника при приёме на работу».
Но если сотрудник просит предоставить ему выписку из штатки, работодатель должен её предоставить. В документе отражают название и размер оклада только той должности, которую занимает работник.
Кто составляет штатное расписание?
Уже после принятия организацией решения о потребности формирования документа (в случае если он ранее не был составлен), появляется новая проблема – на кого именно накладывается обязанность в создании этого акта профессионального учёта?
В законодательстве не существует каких-то прямых установок, однако в соответствии с квалификационным справочником должностей управляющих, специалистов и иных служащих, подтверждённых Распоряжением Минтруда Российской федерации от 21 Августа 1998 года № 37, оформление данной категории документов считается частью обязанностей экономиста по труду.
Также руководством может быть составлен приказ, перекладывающий обязательство по оформлению на какого-то определенного работника организации, или же данное обязательство может быть зафиксированным в рабочем соглашении либо служебных указаниях сотрудникам. Другими словами, это зависит от политики самой компании.
В некрупных организациях составлением расписания заняты в основном работники кадровой или бухгалтерской сферы, в более редких случаях – работники юридических сфер. В больших организациях этим заняты планово-финансовые отделения, либо отделения организации труда и зарплаты.
Если же это не организация, а индивидуальный предприниматель, то в таком случае такую работу на себя может взять кадровый специалист, бухгалтер, либо же непосредственно сам предприниматель.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Исследовательско-технические подразделения
В этой сфере работают следующие подразделения:
- Научно-исследовательский отдел.
- Служба технико-экономических исследований.
- Отдел технического контроля.
- Лаборатория измерительной техники.
- Конструкторский отдел.
- Техническая служба.
- Опытное производство.
- Испытательский цех.
- Отдел автоматизации (механизации).
- Служба научно-технической информации.
- Опытный цех.
- Отдел главного технолога.
- Служба подготовки персонала.
- Инструментальный отдел.
- Конструкторско-техническая служба.
- Отдел главного механика.
- Бюро подготовки кадров.
- Опытно-экспериментальный цех.
- Бюро маркетинговых исследований.
- Научно-исследовательская лаборатория.
- Бюро охраны природы.
- Отдел изобретательства и патентирования.
Общие положения об обособленных подразделениях
Гражданский кодекс Российской Федерации в редакции, действующей на текущий момент, допускает создание и существование юридических лиц, которые, наряду с другими субъектами хозяйственной деятельности, в той или иной степени участвуют в предпринимательской деятельности или создаются для достижения конкретных целей (ст. 48 ГК РФ).
Каждое юридическое лицо имеет право и может создавать обособленные подразделения (ст. 55 ГК РФ). Отечественное законодательство среди обособленных подразделений выделяет представительство и филиал. Важно помнить, что обособленные подразделения не являются юридическими лицами, а потому лишены правоспособности, присущей юридическим лицам.
Согласно ст. 11 Налогового кодекса РФ обособленное подразделение в любом случае должно быть территориально обособлено от головной организации и иметь стационарные рабочие места, т. е. рабочие места, созданные на срок более одного месяца. Обособленным подразделением является не только филиал или представительство, но и отдельное рабочее стационарное место.
Сведения о каждом обособленном подразделении (за исключением стационарных рабочих мест) указываются в едином государственном реестре юридических лиц, для чего организация, их создающая, должна представить в налоговую инспекцию заполненные заявления по утвержденным формам.
После государственной регистрации каждому филиалу и представительству могут присваиваться различные коды, в том числе код ОКТМО обособленного подразделения, который является Общероссийским классификатором территорий муниципальных образований и характеризует территорию муниципального образования, на которой находится соответствующее обособленное подразделение.